Microsoft Excel 2010 livello avanzato: Argomenti

Gli argomenti di questa lezione hanno per oggetto la formattazione: si procederà con la spiegazione di come allineare correttamente il testo all'interno di una cella, utilizzando anche il testo a capo, l'orientamento e unisci e centra, si proseguirà indicando i vari modi di impostare la formattazione condizionale e come formattare automaticamente una tabella senza perdere a tempo a scegliere bordi, colore e sfondo. 

Nella seconda parte verrà illustrato il modo di come spostare e/o copiare un foglio di lavoro e di come bloccare una riga e una colonna, utile funzione che può essere applicata, ad esempio, ad una prima riga di una tabella di numerosi dati; altro importante aspetto che viene preso in considerazione riguarda la possibilità di nascondere righe e colonne o fogli di lavoro.

In questa parte del corso vengono illustrate quelle funzioni che possono risultare utili nell'utilizzo quotidiano. Le funzioni sono raggruppate in categorie così le funzioni SOMMA.SE, CONTA.SE, CONTA.PIU'.SE, CONTA.NUMERI, CONTA.VALORI, ARROTONDA appartengono alla categoria Matematiche e trigonometriche.

Le funzioni: MEDIA.SE, MEDIA.PIU'.SE rientrano nella categoria Statistiche. Le funzioni STRINGA.ESTRAI, DESTRA, SINISTRA, LUNGHEZZA, CONCATENA fanno parte della categoria Testo; VAL.FUT, RATA alla categoria Finanziarie; OGGI, ADESSO, GIORNO, MESE, ANNO alla categoria Data e ora.

Di particolare importanza sono le funzioni CERCA, CERCA.VERT, CERCA.ORIZZ, categoria Ricerca e riferimento, largamente utilizzate nelle aziende, negli studi commerciali in quanto permettono di ricercare facilmente dati anche all'interno di tabelle con migliaia di dati mentre le funzioni della categoria Database permettono di calcolare il minimo, il massimo, la somma all'interno di una base di dati e allo stesso tempo di ricercare valori al suo interno.

La Funzione Logica SE risulta indubbiamente una della funzioni più utilizzate nei Fogli di lavoro di Excel. Questo tipo di Funzione permette di valutare una condizione (test_logico) e restituire due possibili risposte VERO o è FALSO.

La lezione 3 è imperniata sulla creazione e sull'utilizzo dei grafici, le tre schede che vengono visualizzate subito dopo la costruzione del grafico permettono di renderlo non solo professionale ed elegante ma anche ricco di dettagli e di informazioni. Verrà spiegato il modo di come selezionare i dati  e di come poterli cambiare, sarà illustrato il modo di come scegliere l'aspetto migliore, di come assegnare un titolo, di come cambiare la posizione della legenda e di come visualizzare le etichette dei dati. La scelta del tipo di grafico da utilizzare risulta essere importante ai fini della rappresentazione grafica dei dati di una tabella.

A partire dalla versione 2010 è stata introdotta la novità dei cosiddetti grafici sparkline che riguardano soltanto i dati di una riga e non di un'intera tabella.

In Excel l'aspetto dei dati ricopre un'importanza fondamentale. E' possibile formattare celle e contenuto, ordinare e filtrare informazioni, nascondere righe e colonne, gestire previsioni, ricavare subtotali, fare tante altre operazioni, ma non è possibile disporre diversamente i dati, organizzarli nella maniera più consona alle nostre esigenze.

I fogli di lavoro sono standard non possono essere modificati.

Esiste, tuttavia, in Excel uno strumento che permette di creare fogli di lavoro dinamici, nei quali è possibile posizionare i dati in maniera diversa dalla loro configurazione originale. Tale strumento è la tabella pivot, Con una tabella pivot si possono spostare campi a nostro piacimento, trasformare etichette di colonna in etichetta di riga, interrogare e riorganizzare dati dinamicamente sul posto. Per costruire una tabella pivot possono essere utilizzati anche tabelle presenti in fogli di lavoro diverse. La tabella pivot, dunque, è uno strumento che permette di riepilogare dati in maniera molto rapida.

Ma nella lezione 4 saranno affrontati anche temi riguardanti il filtraggio dei dati, la creazione di elenchi personalizzati così come saranno mostrati gli strumenti per effettuare un'analisi di simulazione: i cosiddetti scenari.

In un foglio di lavoro, a volte, è necessario inserire soltanto i dati che occorrono, questa operazione può essere eseguita attuando la funzione Convalida dati, così come può essere necessario avere bisogno di una doppia convalida dati.

La necessità di dover calcolare dati presenti in fogli o cartelle di lavoro diverse è possibile grazie alla funzione Consolida dati, con pochi passaggi si riesce ad avere un risultato che altrimenti avrebbe richiesto molto più tempo. 

può risultare molto utile anche conoscere quali formule sono state elaborate all'interno del foglio di lavoro così come potrebbe essere importante conoscere da quali celle dipende il risultato ottenuto.

infine, alcune celle hanno bisogno di un commento perché magari al loro interno vi sono dati particolarmente importanti da segnalare. Capire come inserirli, modificarli e come passare da un commento all'altro e come eliminarli potrebbe aiutarci a svolgere l meglio il nostro lavoro soprattutto quando si collabora con altri utenti o colleghi.

Quando si lavora con Excel, è importante assegnare un nome ad un intervallo di celle così da poter più facilmente eseguire calcoli tra fogli diversi e tra celle dello stesso foglio. Anche funzioni apparentemente semplici come incollare presentano modi diversi  di applicazione. Incolla speciale, permette di incollare la larghezza di una colonna, i valori, il formato, le formule, un collegamento così che ad ogni cambiamento di un dato originario verrà modificato il suo collegamento.

Quando si lavora in Excel, molte volte, è necessario prendere in considerazione più cartelle di lavoro contemporaneamente, con il rischio di perdere tempo ad aprirle e ad affiancarle. Il programma offre un espediente per evitare ciò, salvare l'area di lavoro. Inoltre, risulta essere molto utile lavorare affiancando cartelle di lavoro così come collegare fogli di lavoro tra loro.

Un'interazione con gli altri programmi è indispensabile per ottimizzare al meglio il lavoro ed ecco che risulta fondamentale conoscere i vari modi di come importare file di testo o tabelle, query da Access trasformandoli in tabelle di Excel.

Riuscire a creare macro potrebbe consentire di avere nuovi pulsanti da disporre sulla barra di accesso rapido e utilizzarli per una più celere esecuzione delle varie operazioni.

Quando si lavora in un ufficio, in un'azienda, ma non solo, risulta essere di fondamentale importanza  la condivisione dei files. In questo modo, più persone possono apportare variazioni e lavorare allo stesso documento.  All'interno dello stesso foglio elettronico, a volte, è opportuno proteggere solo alcune celle o una colonna, dove vi sono dati rilevanti che non devono essere assolutamente modificati.

Prima di condividere un documento importante con altri colleghi o persone al di fuori della propria organizzazione si dovrebbe sempre controllarlo per assicurarsi che ogni cosa sia corretta e che non ci siano elementi che non si desiderano condividere. E' consigliabile esaminare la cartella di lavoro allo scopo di verificare l'eventuale presenza di informazioni personali o dati nascosti che potrebbero essere memorizzati nella cartella stessa o nelle proprietà del documento.